‘Jonge academici vrezen voor hun contract als ze hun grenzen aangeven’

Carrière maken op de universiteit moet eerlijker en veiliger, vindt de rector magnificus in Maastricht en de voorzitter van de landelijke regiegroep Erkennen & Waarderen. Carrièrestappen gaan te vaak ‘automatisch’ en er is sprake van machtsmisbruik, zegt Rianne Letschert.

De Volkskrant interviewde Rianne Letschert. In het interview ging zij onder andere in op het programma Erkennen en Waarderen. Het artikel is te vinden op de website van de Volkskrant.

Bron: De Volkskrant, Kaya Bouma, 3 september 2021

“An academic is not a jack of all trades”

RECTOR FRANK BAAIJENS TALKS ABOUT RECOGNITION AND REWARDS

JULY 6, 2021

A new appraisal system for academics will look at more than just their research. For Rector Frank Baaijens, this change brings a welcome opportunity to promote team spirit and ‘academic citizenship’.

Rector magnificus Frank Baaijens. Photo: Vincent van den Hoogen

Academics feel the recognition they receive depends too heavily on their academic output. How many publications have your written, how often are you cited, how many grants have you secured? With the new appraisal system Recognition and Rewards this will change, says Rector Frank Baaijens. “We will bring more balance to the appraisal of academics, valuing them for their talents and ambitions in the fields of research, education, impact and leadership.”

Baaijens is very clear: excellence will continue to be the aim of our university’s academic personnel. In education and research, as well as in additional areas. “As a university we have responsibilities in the fields of research, education and impact. With Recognition and Rewards we want to take a much broader view of our academic personnel. Find a way of valuing the contributions everyone makes. See the diversity in what people are capable of and recognize where their talents and ambitions lie.”

He goes on to emphasize that academics must be active in both research and education. “Many academics feel they are judged by just one thing, their research. This leads to other areas being perceived as being less important, even education, which is the university’s core task. We want this given greater importance and we want to value people for their other activities within their department,” says Baaijens.

ACADEMIC CITIZENSHIP

This brings him to ‘academic citizenship’. “Together, you have a department and a university to run. You need people to be willing to join an examination committee, an appeals committee, an appointment advisory committee, and so on. An expression of value is also required for these activities.”

For Baaijens, Professor Jan van Hest exemplifies the kind of person his is looking for: the academic citizen. “An excellent academic, but he’ll take on other tasks too. His teaching is outstanding – and he counts first-years among his students – and he has taken on administrative responsibility. But in the area of educational reform, for example, he isn’t taking a leading role.” By which Baaijens means to say: you don’t have to take on everything, but your focus must be broader than research alone.

“In a group you can develop an incredible strength that would never be possible as an individual”

Rector Frank Baaijens

Frank Baaijens. Photo: Vincent van den Hoogen

“Not, of course, that you can expect everyone to be equally good at everything. But what you can do is make sure you have a team in which research, education and impact are covered. I believe in team spirit: in a group you can develop an incredible strength that would never be possible as an individual.”

A BALANCED ASSESSMENT IS THE CHALLENGE

Baaijens realizes that the challenge lies first and foremost in how you assess excellence in research, education, impact and leadership. “Within research we have a long history of assessing on output, but now we need to place more emphasis on quality rather than being concerned solely with the number of publications. Likewise within education you want people to build a portfolio, so that at an international level they can show what they have conceived in terms of innovations and what impact this has had. So that, like research, this becomes an area in which they can earn a reputation.” By way of example, Baaijens mentions Rick de Lange, who was appointed to a professorship in part for his educational innovations.

EDUCATION

By what yardstick do you measure people who excel in education? “As things now stand, we have two profiles,” Baaijens explains. “Academics whose main thrust is research and who also teach. They excel at research but like everyone else stand before the class on a Monday morning and do a great job. We also have those people for whom education is a field in which they are developing as professionals, alongside their research. They are fully engaged in educational innovation and shine at it. For these academics too, career steps must be in place.”

Here, too, in order to be assessed, it is a question of finding the right way to show what you have done. This could take a mixed form involving a narrative: what is your vision, what have you achieved. Supplemented with demonstrable results, such as a teaching evaluation, an education prize, a publication about education, an appraisal by colleagues, international standing. “It’s what we do in research,” says Baaijens. “Why not do the same in education? Challenge-based learning would be just the topic for a fabulous piece of education-related research.”

LEADERSHIP AND TEAM

Some form of leadership will be expected of everyone. “If you are an inexperienced assistant professor, you aren’t going to be asked to contribute policy ideas, but you do supervise students,” explains Baaijens. The form of leadership a person exhibits will change as their career progresses. And no single leadership style is the best; here too, diversity is preferable.

The first, and sometimes the only question asked in job interviews is still ‘What kind of research do you want to do?’ Baaijens wants to see this change. “When we’re appointing a professor, we still look chiefly at academic output and assume that someone of this caliber has leadership qualities. We must also ask them about their vision of education and impact, how they deal with diversity, how they ensure that people get the best out of themselves, how they create a safe work environment. You can be incredibly good at your research, but if you intimidate your colleagues and excuse yourself from departmental tasks, do you deserve to become a professor? We have to find the right elements for the advisory committees to work with going forward.”

Recognition and Rewards requires academics to write a statement about their supervisory or leadership qualities, as part of the narrative section of their résumé. How collegial are you, how do you supervise students and doctoral candidates, how do you pay attention to team spirit, how do you give and receive feedback?

A balanced and diverse team is an important asset. “You are aiming to make better use of each other’s talents so that as a group you make headway. If an academic is good at academic communication, you could see that as a core competence. The same applies to someone who is passionate about educational innovation. Provided it fits within the team, this could be a field where they develop professionally. This offers more flexibility than saying ‘We value you only for your research qualities’. This is what we are trying to do with Recognition and Rewards. Value people more broadly.”

IMPACT AND OPEN SCIENCE

How do you decide what the impact of an individual’s work is? Baaijens: “In terms of research impact, this includes any and all activities that generate impact. In other words, it is broader than the number of publications or citations. It would include, say, the patents someone has accumulated, or a business venture someone has started. Or new guidelines someone has developed that have been adopted by, say, RIVM, or getting yourself hired by a company alongside your university work. We need to get some experience of deciding what we find important and what not. To do this, we’ll use peer review. Colleagues in the field must assess whether what people are doing is special; this is not something you can always prescribe.”

The value of open science is something else to be considered. “It is difficult to justify the disappearance behind a paywall of research funded by society. The validation of research and the speed with which research evolves both depend crucially on data being made available. The importance of this has been underscored yet again by the present COVID-19 pandemic. “There are also researchers who have collected incredibly interesting data for research purposes, for example, neatly ordered it and made it publicly available. This isn’t a publication but if so many people can use it, it becomes a significant contribution to research. This is something else to be valued.”

WHERE ARE WE NOW?

Baaijens has helped to draw up the plan behind Recognition and Rewards, published by the universities’ federation VSNU. At the end of 2019 its precursor appeared Room for everyone’s talentwhich has been embraced by all the Dutch universities and research institutes. The universities have the flexibility to introduce the plan as they see fit and to roll it out at their own pace. In the spring of this year, the TU/e Recognition and Rewards task force held six sessions with some hundred and fifty academics in order to hear what they think of it. In addition, in the run-up to summer six enrichment sessions were held with three interdepartmental committees (IFC) – Engineering; Basic Sciences and Humans; Technology, Management and Design.

“We have formulated six principles and after the summer we’ll continue to discuss them with the interdepartmental committees. After that, I hope we’ll have a package about which they can say ‘we can use this to evaluate and value people better.’”

 

THE SIX LEADING PRINCIPLES OF RECOGNITION AND REWARDS AT TU/E

1: As well as excellence in education and research, academics will also be encouraged to develop core competences in line with their talents. These would be such skills as entrepreneurship, science communication and leadership.
2: Diverse and dynamic career paths driven by an academic’s core competences are to be encouraged.
3: When assessing academics, the focus will be on valuing quality over quantity.
4: The right balance between the individual and the collective (team) is to be achieved.
5: Open science as a way of sharing research within society is to be encouraged.
6: Academic leadership, with a focus on inclusivity, talent development and a safe work environment, is to be encouraged.

Frank Baaijens. Photo: Vincent van den Hoogen

The discussions with the IFCs are essential to the introduction of Recognition and Rewards, Baaijens is keen to stress. “These committees include people in the departments where the system is going to be used. This is why as far as possible we need to develop a shared vision and implementation with these committees. If you’ve got academics sitting on these advisory committees who only value the number of publications, you won’t get anywhere. If they too are convinced that this is the right path to take, we can work with them to take the steps towards implementation. Only then will change happen.”

It would be nice if we started having other kinds of discussion with our academics

Rector Frank Baaijens

An important point that Baaijens took away from the various sessions on Recognition and Rewards is this: more is involved here than the promotion of academics. “Not everyone can reach the same work grade, nor do they want to. It is very important that we recognize and value each person’s contribution. Together, we are and we make the university.”

This appreciation should also be voiced, as Baaijens has himself learned over the years. “In science there are a great many moments of appreciation: when a student graduates, a researcher gains their doctorate, a publication is accepted, when a grant is secured. Each and every one of these is a moment when external appreciation for your work comes your way. Personally, I am always busy thinking ahead, What’s next? Within my group at Biomedical Engineering it’s occasionally been said to me that it’s good to celebrate your success before you move on. And don’t forget to congratulate others. It doesn’t matter how much a person enjoys their work, if they are never appreciated, if only in the form of a compliment, eventually it starts to niggle.”

FROM OUR STRATEGY: RECOGNITION AND REWARDS

Research is by no means all that academics do. They teach, they supervise students and doctoral candidates, run a section, keep their department going, and share their learning with the public at large. But they are assessed primarily on their individual research output. With the new system of Recognition and Rewards, this will change. Teamwork will be encouraged, and more scope for diversity will be created with regard to ability, ambition and talent in the fields of education, leadership and impact. In our strategy, Recognition and Rewards falls under the theme of Talent.

Read more here about our Strategy 2030.

Het nieuwe erkennen en waarderen krijgt vorm

‘Het wordt de normale manier van werken’

Docenten moeten ook hoogleraar kunnen worden, medewerkers gaan doorlopend met hun leidinggevende in gesprek en iedereen gaat onderzoek doen. Het nieuwe erkennen en waarderen krijgt steeds meer vorm.

Beeld Bas van der Schot

Nederlandse universiteiten gaan hun medewerkers anders behandelen. Het aloude adagium van ‘alleen de toponderzoeker telt echt mee’ wordt vervangen door ‘iedereen die goed werk levert wordt op waarde geschat’. Dus ook de docent, de mediagenieke wetenschapper en de geboren leider. Medewerkers kunnen meer zelf hun carrière gaan uitstippelen, in plaats van de gebaande paden te volgen. Dat is de inzet van het programma Erkennen & Waarderen.

Tilburg University is een van de universiteiten die hierin vooroploopt. Om niet alleen van bovenaf nieuw beleid op te leggen, maar juist ook medewerkers zelf hierbij te betrekken, zijn de afgelopen maanden dialoogsessies gevoerd. Van promovenda tot hoogleraar en departementsvoorzitter: ze konden allemaal aanschuiven.

Nu gaat de universiteit verder in volle vaart. Maar wat gaat er gebeuren, en wanneer? Kan iedere medewerker binnenkort zelf de carrière vormgeven, hoef je nooit meer leiding te geven, of onderzoek te doen? Daarover vertellen voorzitter van de stuurgroep Jaap Paauwe, lid Marjolijn Antheunis en vice-rector Jantine Schuit.

Wat vinden medewerkers van de plannen?

“De algemene teneur was enthousiasme,” zegt Jaap Paauwe. “Er is veel steun.” Er waren vooral praktische vragen. Op welk moment in de wetenschappelijke carrière kan iemand zelf keuzes maken, hoe wordt ervoor gezorgd dat leidinggevenden niet subjectief zijn in hun beoordelingen, en wordt de werkdruk door dit nieuwe systeem niet verhoogd, of kan die juist worden verlaagd?

Dat laatste is niet de insteek van het programma, zegt Paauwe, maar er is mogelijk bijvangst. “Als mensen zich meer kunnen richten op hun talenten en sterktes, en niet meer excellent hoeven te zijn op alle terreinen, zou dat de beleving van de werkdruk wel kunnen verlichten.” Antheunis: “We hopen dat er meer rust komt bij medewerkers die nu nog alle ballen in de lucht moeten houden.”

Meer waardering, dat betekent vast dat ik eindelijk promotie ga maken. Wordt dat voortaan makkelijker?

Soms wel. Iemand die redelijk tot goed is in onderzoek, maar vooral een uitstekend docent is, blijft nu vaak steken in een functie als universitair (hoofd)docent. Het wordt serieus onderzocht hoe een promotie naar hoogleraar dan toch mogelijk is. Maar iedereen hoogleraar? Dat is niet het idee.

“Er wordt vaak in verticale zin gedacht,” zegt Antheunis. Promotie maken en steeds hoger staan op de universitaire ladder. “Voor veel wetenschappers is een belangrijk doel in hun werkzame leven hoogleraar worden,” zegt Jantine Schuit. “Terwijl er ook gewoon mensen zijn, UD’s en UHD’s, die heel goed zijn in hun werk. Dat moeten we ook waarderen.”

Waar moeten we dan wel aan denken bij het anders erkennen en waarderen?

Hoe waardeer je iemand? Soms gewoon door die waardering uit te spreken. Daar hebben medewerkers behoefte aan, zegt Antheunis. “Ze willen dat hun werk zichtbaarder wordt gemaakt. Dat het benoemd wordt dat ze veel media-aandacht hebben, of in een commissie zitten.”

In die lijn denkt ook Schuit: “We kunnen anderen laten vertellen hoe belangrijk universitair docenten voor ze zijn.” Want ze vervullen een sleutelrol. De zogenaamde “grote wetenschappers” die tot op heden alleen op het schild werden gehesen, “staan op de schouders van een heel team.”

“Je kan ook denken aan een sabbatical,” zegt Paauwe. “Goede onderzoekers mogen eens in de vijf jaar weg om bij te tanken. Waarom zou je dat als goede docent niet doen? Je kan eens aan een andere universiteit meekijken. Wat zijn hun lesmethoden, hoe zit de didactiek in elkaar?”

Over onderwijs gesproken. Er komt meer keuzevrijheid, maar onderzoek en onderwijs gaan de basis vormen. Wat als een docent alleen maar onderwijs geeft en geen onderzoek wil doen?

“Waarom ga je dan op een universiteit werken?” vraagt Paauwe. “We zijn een wetenschappelijke instelling. Het grote onderscheid tussen universiteit en hbo is dat we wetenschappelijk onderzoek verrichten.” Hij draait het om: er komt juist ruimte voor docenten om zich ook met onderzoek bezig te houden.

Volgens Schuit richt erkennen en waarderen zich als eerste op “wetenschappelijk personeel met een brede taakverantwoordelijkheid, zoals UD, UHD en hoogleraren”. Maar er zal ook voor post-docs, of docenten met veelal tijdelijke contracten gekeken worden naar manieren om ze meer te erkennen en waarderen voor hun werk, bijvoorbeeld door ze een BKO te laten halen.

Bij een nieuwe manier van werken horen ook andere functioneringsgesprekken. Hoe zien die er voortaan uit?

Ergens na de zomer wordt het R&O-gesprek universiteitsbreed vervangen door het Performance en Talent Development-systeem. “We gaan dan niet meer één keer per jaar feedback geven,” zegt Jantine Schuit, “maar continu.”

Inhoudelijk gaan die gesprekken ook veranderen. “Waar ben je goed in, wat is je passie, komt dit voldoende tot uitdrukking in je functie, en wat kunnen we daarmee binnen het departement of de vakgroep?” Het zijn de vragen die volgens Jaap Paauwe voortaan leidend zijn. “Ik hoop dat iedereen in de loop van 2022 zo’n gesprek heeft gehad.”

In dat gesprek moet ook aandacht zijn voor wat er niet goed gaat, zegt Schuit. “We vinden het soms lastig om te zeggen als mensen minder goed functioneren. Hierover moet in alle openheid het gesprek gevoerd kunnen worden tussen medewerker en leidinggevende. Er zou gevraagd moeten worden ‘Wat heb je nodig om beter te functioneren?’, maar ook ‘ Voel jij je op je plek in deze omgeving?’. We hopen de situatie te creëren dat het veilig is om dit over en weer te bespreken.”

De gebaande paden worden verlaten, maar er zal toch enige houvast nodig zijn. Eerder is gesproken over profielen om uit te kiezen. Komen die er?

Daar wordt inderdaad aan gedacht. In de vijf werkgroepen voor de verschillende domeinen (onderwijs, onderzoek, leiderschap, impact, teamspirit) werken ze aan profielen. Daar is behoefte aan: om te weten wat de uitgangspunten zijn, en bijvoorbeeld om misverstanden te voorkomen. Zo wordt er gedacht aan vier niveaus voor het onderwijs, waarvan expert het hoogste is.

“Mensen denken wel eens dat ze een expert zijn in onderwijs, omdat ze er heel goed in zijn,” zegt Antheunis. “Wij denken dat het meer moet zijn, want er zijn gelukkig heel veel mensen goed in onderwijs. Er horen dan bijvoorbeeld ook managementtaken bij, en een seniorkwalificatie onderwijs en onderwijsgerelateerd onderzoek.”

Is er eigenlijk nog ruimte voor toponderzoekers in de nieuwe plannen?

Jawel. Dit werd eerder al gezegd, en wordt ook nu benadrukt. Erkennen en waarderen wordt “de normale manier van werken”, zegt Paauwe, maar het is juist mogelijk om daarin accenten te leggen.

Zo blijft er “volop ruimte voor mensen en departementen die zich blijven richten op een profilering met toppublicaties. Maar dan geldt wel dat je niet neerkijkt op anderen die een excellente onderwijsprestatie neerzetten.”

Toch is wel duidelijk dat er iets gaat veranderen voor het wetenschappelijk personeel. Hoe zit dat eigenlijk met niet-wetenschappelijke medewerkers. Blijven zij werken op de oude manier?

Eigenlijk niet. Ook voor hen geldt dat het Performance en Talent Developmentsysteem in de plaats komt van het R&O-gesprek. Er zal dus vaker om tafel gezeten worden met de leidinggevende. En de eigen voorkeuren gaan een grotere rol spelen, zolang het niet teveel schuurt met de belangen van het team als geheel.

Uiteindelijk gaan ook de niet-wetenschappelijke medewerkers helemaal die kant uit. Schuit: “We willen ook expliciet aandacht voor erkennen en waarderen voor het ondersteunend personeel, want zij spelen een cruciale rol bij de uitoefening van het werk van wetenschappers.”

Maar eerst wil de universiteit erkennen en waarderen goed op poten zetten voor het wetenschappelijk personeel. Focus, dat is belangrijk bij een cultuurverandering, zodat het goed gebeurt. Om dit extra te waarborgen, worden de uitgangspunten ook opgenomen in het nieuwe strategische plan van de universiteit.

Medewerkers lijken enthousiast, de stuurgroep heeft het tempo erin, het College van Bestuur is aan boord. Wat is nu de belangrijkste stap om te zetten?

Het opleiden en coachen van departementsvoorzitters. Zij gaan de gesprekken voeren met hun medewerkers over ambitie en noodzaak. Dus worden ze getraind, gecoacht en gaan ze oefenen met voorbeeldsituaties. Ze hebben handvatten nodig, zodat ze het allemaal in goede banen kunnen leiden.

Nu het allemaal wat concreter begint te worden, komt ook deze stap dichterbij. Paauwe: “Direct na de zomer gaan we, in samenspraak met de departementsvoorzitters, er volop mee aan de slag.”


Source: Univers, Ron Vaessen

TU Delft presents its perspective on Recognition & Rewards

The TU Delft Recognition & Rewards committee has investigated how the ambitions set out in the national position paper ‘Room for Everyone’s talent’ can be realized and what should be the focus within TU Delft when it comes to improving the recognition and rewards of academic staff. The conclusions and actions are now captured in the TU Delft Recognition & Rewards Perspective 2021 – 2024.

It has been a long-held wish among the Dutch academic community to assess the performance of scientific staff differently. In line with the national position paper Room for everyone’s talent and its Impact for a Better Society strategy, the TU Delft has now formulated a perspective on the recognition and rewards of academics.

Dialogue sessions with representatives of various academic communities provided valuable input and insights. These included placing less emphasis on the number of publications, and a greater emphasis on the other domains, such as education, teamwork and impact. This broader form of recognition and appreciation is better suited to the current core tasks of knowledge and educational institutions and what society requires.

There have been many actions to increase the possibilities to pursue a variety of career paths linked to the various goals and values of TU Delft: research, education and innovation. These will be reinforced by this new perspective on Recognition & Rewards. The resulting projects focus on building on talent and building excellent teams to support the needed cultural change. Next step is to recruit project leads for the different projects and to kick start the Recognition & Rewards programme together with the TU Delft community.

The modernisation of the system of recognition and rewards is very much connected to the university’s Open Science programme. To create impact for a better society TU Delft wishes to take Open Science to the next level: a situation in which Open Science has become the default way of practising research and education, the “information era” has become the “open era” and everybody involved is recognised, rewarded and stimulated in the best way possible.

Source: https://www.tudelft.nl/en/about-tu-delft/strategy/recognition-rewards-perspective